Invio richiesta
Il cittadino invia la richiesta tramite il portale
Il Portale di Accesso agli Atti online di UrbisMap è una piattaforma digitale pensata per semplificare e velocizzare l’interazione tra cittadini e Pubbliche Amministrazioni.
Attraverso questa piattaforma le amministrazioni comunali possono gestire tutte le richieste di accesso agli atti in modo centralizzato e sicuro, mentre i cittadini possono inviare le loro richieste, seguirne l’evoluzione e consultare i documenti senza doversi recare fisicamente negli uffici comunali.
Il servizio è pensato per rispondere alle esigenze di trasparenza, efficienza e rapidità richieste dalla normativa italiana sull’accesso agli atti, e permette di gestire tutte le pratiche comunali ordinarie, le pratiche edilizie e le pratiche SUAPE/SUAP, rendendo tutte le informazioni accessibili in un unico portale intuitivo.
Come funziona per i cittadini
I cittadini accedono al Portale di Accesso agli atti online attraverso la propria Carta d’Identità Elettronica (CIE), che garantisce un’autenticazione sicura e immediata.
Una volta effettuato l’accesso, il cittadino può compilare un modulo digitale per inviare la richiesta di accesso agli atti, indicando i dettagli del documento o della pratica di interesse.
Una delle funzionalità più innovative del portale è la possibilità di geolocalizzarsi sulla mappa, scegliendo il punto geografico specifico a cui si riferisce la richiesta.
Questo permette di rendere la ricerca dei documenti estremamente precisa, riducendo i tempi di elaborazione e aumentando l’accuratezza delle informazioni fornite.
Dopo l’invio, il cittadino non resta in attesa senza informazioni: tramite il portale è possibile monitorare lo stato di avanzamento della richiesta, dalla fase di presa in carico fino alla sua conclusione.
Lo stato di avanzamento è sempre chiaro, con indicazioni come “in elaborazione”, “accettata” o “completata”.
Quando la richiesta viene elaborata dai dipendenti comunali, i documenti disponibili vengono resi accessibili al cittadino richiedente direttamente sul portale, e possono essere scaricati in formato PDF.
Questo consente ai cittadini di ottenere la documentazione necessaria senza doversi recare fisicamente negli uffici, eliminando code, perdite di tempo e un grosso lavoro manuale.
Come funziona per le amministrazioni
Per le amministrazioni, il Portale di Accesso agli Atti online rappresenta uno strumento potente di gestione digitale.
Non si tratta solo di un punto di raccolta richieste, ma di un vero e proprio gestore di procedimento amministrativo per l’accesso agli atti delle pratiche edilizie/SUAPE che garantisce la tracciabilità di ogni comunicazione e l’ufficialità dello scambio informativo tra Ente e cittadino, dall’apertura della pratica alla sua chiusura.
I dipendenti comunali abilitati possono accedere a un archivio completo di tutte le pratiche del Comune, sia edilizie che quelle SUAPE/SUAP.
La piattaforma consente di ricevere rapidamente documenti, filtrare le informazioni per punto geografico e visualizzare lo stato di tutte le richieste presentate dai cittadini.
All’interno del portale è presente una sezione “Gestisci le richieste” che permette di avere una visione chiara e aggiornata delle richieste in corso: nuove richieste, in elaborazione, richieste scadute o completate.
Accanto a ciascuna pratica, il pulsante “Azioni” consente al dipendente di avviare una ricerca rapida dei documenti disponibili per quel punto geografico.
Da qui è possibile selezionare i documenti da abilitare per la consultazione e inviarli al cittadino richiedente.
Ogni operazione è tracciata e documentata all’interno del portale, garantendo sicurezza, trasparenza e conformità alla normativa.
Questo flusso centralizzato consente di gestire anche richieste complesse o numerose, riducendo significativamente i tempi di elaborazione e migliorando l’efficienza complessiva dell’ufficio.
Un flusso unico, continuo e digitale
Uno degli aspetti più innovativi del portale è la gestione integrata dell’intero processo.
Tutte le fasi, dalla richiesta iniziale alla consegna dei documenti, avvengono all’interno di un unico sistema.
Ogni richiesta genera un fascicolo digitale tracciabile che registra l’avvio, l’assegnazione e tutte le fasi intermedie.
In più, il sistema funziona come canale di comunicazione ufficiale tra cittadino e Ente.
Il comune può inviare richieste di integrazione documentale, preavvisi di rigetto, comunicazioni di differimento o avvisi di avvenuta abilitazione all’accesso.
Il cittadino riceve notifiche e può caricare documenti aggiuntivi, tracciando ogni fase.
Il flusso operativo è lineare e senza interruzioni:
Presa in carico
L’amministrazione le prende in carico e le elabora
Selezione e autorizzazione
I documenti vengono selezionati e autorizzati
Download documenti
Il cittadino li visualizza e li scarica
Questa continuità elimina passaggi intermedi, riduce il rischio di errori e accelera significativamente i tempi di risposta.
L’esperienza del cittadino: dalla richiesta al download
Un cittadino ha bisogno di recuperare la documentazione relativa a un immobile.
Accede al portale tramite le proprie credenziali SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) o CIE (Carta d’Identità Elettronica) , entrando in un ambiente sicuro e personale.
Una volta effettuato l’accesso trova davanti a sé un’interfaccia intuitiva che lo guida passo dopo passo nella compilazione della richiesta.
Il cittadino inserisce le informazioni necessarie richieste dal modulo digitale guidato, specificando i riferimenti della pratica, motivando la richiesta e specificando il proprio titolo all’accesso e, grazie alla mappa integrata, individua con precisione il punto geografico di interesse.
Questo elemento consente di associare immediatamente la richiesta alle pratiche corrette, evitando ambiguità e rendendo il processo più rapido ed efficace.
Prima della formalizzazione della richiesta, il sistema calcola automaticamente gli oneri e i diritti di segreteria dovuti, integrandosi con la piattaforma PagoPA per il pagamento elettronico anticipato.
NB: La richiesta viene protocollata solo DOPO la conferma dell’avvenuto pagamento.
Dopo aver inviato la richiesta, dal proprio pannello personale, il cittadino può monitorare ogni fase del processo: dalla presa in carico da parte dell’ufficio, allo stato di lavorazione, fino alla conclusione.
Non è necessario contattare gli uffici o richiedere aggiornamenti: le informazioni sono sempre disponibili e aggiornate in tempo reale.
Una volta completata l’elaborazione, il cittadino può accedere direttamente ai documenti autorizzati. I file sono consultabili online e scaricabili in formato PDF, pronti per essere utilizzati. L’intero processo si svolge senza spostamenti, in modo rapido e totalmente trasparente.
Il punto di vista dell’amministrazione: controllo, velocità e organizzazione
All’interno del portale, i dipendenti comunali abilitati operano in un ambiente strutturato e completo, progettato per semplificare la gestione delle richieste.
Ogni nuova richiesta viene automaticamente registrata e inserita nella sezione dedicata alla gestione.
Il processo di gestione della richiesta
La richiesta inoltrata dal cittadino, completa di modulo e ricevuta di pagamento, viene automaticamente protocollata e assegnata all’ufficio di competenza.
L’operatore incaricato verifica poi la legittimazione del richiedente, in conformità con la Legge 241/90 e successive modifiche.
Gli operatori hanno a disposizione una dashboard che consente di visualizzare in modo immediato tutte le richieste, organizzate per stato: in elaborazione, scadute, completate, ecc.
Aprendo una richiesta e avviando una ricerca rapida, grazie alla geolocalizzazione indicata dal cittadino, il sistema individua tutte le pratiche disponibili per quello specifico punto geografico.
A questo punto, il processo diventa estremamente mirato:
Se il titolo è verificato e la richiesta è ammissibile (esito positivo), l’operatore seleziona i documenti pertinenti, verifica eventuali vincoli o limitazioni e abilita il richiedente alla consultazione degli atti interessati direttamente all’interno della piattaforma. I documenti, già digitalizzati e georeferenziati in UrbisMap, diventano temporaneamente accessibili al cittadino in un’area riservata e protetta presente nel proprio profilo.
In caso di esito negativo o necessità di integrazioni, invece, l’operatore comunica formalmente l’esito tramite il sistema di comunicazione integrato.
Qualsiasi operazione è registrata all’interno del sistema, garantendo piena tracciabilità, sicurezza dei dati e conformità alle normative vigenti.
Questo approccio consente di gestire serenamente anche elevati volumi di richieste mantenendo ordine, precisione ed efficienza.
I vantaggi del servizio
L’adozione del portale comporta benefici immediati per entrambe le parti coinvolte.
Per i cittadini significa poter gestire tutto online, in autonomia, senza vincoli di orario o necessità di recarsi presso gli uffici.
La possibilità di seguire lo stato delle richieste in tempo reale aumenta la trasparenza e riduce l’incertezza, mentre il download diretto dei documenti rende il servizio immediatamente utile e pratico.
Per le amministrazioni, il Portale di Accesso agli Atti online rappresenta un sistema organizzato e centralizzato, in cui tutte le pratiche comunali e SUAPE/SUAP sono facilmente accessibili.
La gestione delle richieste diventa più fluida, i tempi si riducono e il lavoro degli uffici è supportato da strumenti digitali avanzati.
Tra i principali vantaggi si possono evidenziare:
Tempo
Significativa riduzione dei tempi di gestione
Digitalizzazione
La digitalizzazione completa del processo, con un minore utilizzo di carta e meno attività manuali.
Trasparenza
Una maggiore trasparenza operativa e verso il cittadino
Tracciabilità
La tracciabilità completa di ogni operazione
Archivio
Un archivio strutturato, consultabile anche su base cartografica
Una nuova esperienza per Pubblica Amministrazione e cittadini
Il Portale di Accesso agli Atti online di UrbisMap rappresenta un’evoluzione concreta nel modo in cui amministrazioni e cittadini interagiscono.
L’amministrazione può contare su un sistema efficiente, organizzato e perfettamente integrato nei processi di digitalizzazione, allo stesso tempo il cittadino dispone di uno strumento semplice, accessibile e sempre aggiornato.
Il risultato è un servizio più veloce, più chiaro e più moderno, in grado di migliorare l’esperienza di accesso agli atti e di rispondere in modo efficace alle esigenze di trasparenza e digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.
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Come si inviano i documenti al cittadino richiedente?
L'operatore seleziona i documenti e li abilita alla consultazione. Il cittadino li trova direttamente nel proprio profilo.
È necessario usare ancora la carta?
No, tutto il processo è digitale, dalla richiesta alla consegna dei documenti.
I documenti sono accessibili in modo sicuro?
Si, l'accesso è controllato e i documenti sono visibili solo agli utenti autorizzati.
Il portale è utilizzabile anche con molte richieste attive?
Si, il Portale è progettato per funzionare in modo efficiente anche con volumi elevati.
Azienda certificata ISO 9001 Certificato n°IT23-18103A
Azienda certificata ISO 27001 Certificato n°IT24-03301D
Progetto co-finanziato da
