Una nuova visione dell’archivio
La gestione degli archivi nella Pubblica Amministrazione rappresenta da sempre una delle attività più delicate e complesse: grandi volumi documentali, stratificazioni storiche, deterioramento della materia, difficoltà di consultazione e processi spesso ancora legati a modalità manuali.
UrbisActa nasce per superare questi limiti, offrendo un portale digitale progettato per accompagnare gli Enti pubblici in un percorso concreto di innovazione.
Non si tratta semplicemente di informatizzare i dati, ma di costruire un sistema strutturato che consenta di gestire l’intero ciclo di vita dell’archivio, dalla fase di censimento fino alla consultazione e movimentazione quotidiana delle pratiche.
Dall‘archivio fisico all’archivio digitale strutturato
Uno degli elementi distintivi di UrbisActa è la capacità di riprodurre fedelmente l’organizzazione dell’archivio fisico all’interno di un ambiente digitale.
L’archivio non viene trasformato in un semplice elenco di documenti, ma ricostruito secondo la sua logica reale: spazi, collocazioni e gerarchie vengono mantenuti e resi navigabili, in questo modo l’operatore non perde il riferimento con la struttura esistente, ma anzi la ritrova in una forma più accessibile e immediata.
All’interno del portale è quindi possibile muoversi tra:
Piani
Stanze
Scaffalature
Faldoni
Singole pratiche
Questa organizzazione consente una consultazione intuitiva e riduce significativamente i tempi di ricerca, soprattutto in contesti complessi o di grandi dimensioni.
Gestione digitale dei faldoni e delle pratiche
Il portale UrbisActa consente una gestione completa e dettagliata di ogni unità archivistica.
Ciascun faldone viene registrato all’interno del sistema con tutte le informazioni disponibili, trasformandolo in un elemento digitale strutturato e facilmente consultabile.
Per ciascun faldone è possibile memorizzare elementi come:
- estremi cronologici
- stato di conservazione
- collocazione fisica
- descrizioni e note operative
Allo stesso tempo, il sistema permette di censire e organizzare il contenuto interno, registrando tutte le pratiche e i documenti presenti.
Ogni pratica diventa così un’entità autonoma, identificabile e ricercabile, superando i limiti di una gestione basata esclusivamente sul contenitore fisico.
Il portale può essere utilizzato, ad esempio, per supportare operazioni di censimento archivistico, durante le quali i faldoni vengono analizzati, descritti e organizzati in due spazi contemporaneamente: fisico e digitale che, alla fine del processo, corrisponderanno perfettamente.
In questo contesto, il sistema diventa uno strumento operativo fondamentale per registrare le informazioni, monitorare le attività e garantire uniformità nella raccolta dei dati.
Il valore di UrbisActa, però, va oltre questa fase: una volta popolato, il sistema continua a vivere come piattaforma di gestione quotidiana dell’archivio, supportando consultazione, aggiornamento e movimentazione delle pratiche.
Gestione delle lavorazioni e monitoraggio continuo
UrbisActa è progettato per supportare, oltre alla fase di registrazione dei dati, anche la gestione operativa delle attività archivistiche.
All’interno del portale è possibile tracciare tutte le fasi di lavorazione, che possono includere attività come spolveratura, riordino, catalogazione o verifica.
Ogni fase viene registrata e associata a uno stato, consentendo di monitorare in tempo reale l’avanzamento delle attività.
Le lavorazioni non sono più, quindi, attività isolate, ma diventano parte di un processo strutturato, in cui ogni operazione è documentata e integrata nel sistema.
Questo porta a una gestione coordinata anche in presenza di più operatori o squadre di lavoro, migliorando l’efficienza complessiva e riducendo le criticità.
La movimentazione digitale delle pratiche
Uno degli aspetti più innovativi di UrbisActa è la gestione completamente digitalizzata della movimentazione delle pratiche.
Nel modello tradizionale, la richiesta di documenti avviene spesso in modo informale o tramite supporti cartacei, con scarsa tracciabilità e un elevato rischio di inefficienze.
UrbisActa trasforma questo processo in un flusso strutturato e monitorato.
Il dipendente che ha bisogno di una pratica, inserisce la richiesta direttamente all’interno del portale e, da quel momento, ogni fase viene gestita e registrata: la presa in carico, il recupero fisico, la consegna e la successiva restituzione.
Durante questo processo, la pratica attraversa diversi “stati operativi”, aggiornati in tempo reale da tutti gli operatori coinvolti, che consentono di sapere in ogni momento e in maniera puntuale:
Dove si trova
Chi la sta gestendo
In quale fase del processo si trova
Questo elimina la necessità di richieste manuali, impedisce accessi non controllati all’archivio, diminuisce il rischio di smarrimento dei documenti, migliorando sicurezza ed efficienza.
Tracciabilità e controllo dell’intero sistema
Tutte le operazioni effettuate all’interno di UrbisActa viene registrata, creando uno storico completo e consultabile.
L’obiettivo non è solo quello di monitorare le attività, ma di costruire una memoria digitale dell’archivio e dei suoi processi.
È possibile ricostruire con precisione ogni passaggio, individuando responsabilità, tempistiche e modifiche apportate nel tempo.
Questo livello di tracciabilità è un elemento fondamentale per garantire trasparenza, controllo e affidabilità nella gestione documentale.
I vantaggi di UrbisActa
L’adozione di UrbisActa consente di trasformare radicalmente il modo in cui l’archivio viene gestito, migliorando il processo sotto diversi aspetti:
Organizzativo
Sul piano organizzativo, l’archivio si trasforma in un sistema dinamico e governabile, integrato nei flussi di lavoro dell’Ente e costantemente aggiornato.
Questo consente di migliorare la qualità del servizio interno e di valorizzare il patrimonio documentale.
Operativo
Dal punto di vista operativo, si riducono significativamente i tempi di ricerca e di gestione delle pratiche, grazie a un sistema organizzato e facilmente consultabile.
La digitalizzazione dei processi elimina molte delle attività manuali, riducendo errori, duplicazioni e inefficienze.
Sicurezza
Anche la sicurezza beneficia in modo concreto dell’utilizzo del portale: la gestione degli accessi per ruolo e la tracciabilità completa delle operazioni garantiscono un controllo rigoroso e una maggiore tutela delle informazioni.
UrbisActa è una soluzione scalabile, capace di adattarsi a contesti diversi e di accompagnare l’Ente nel tempo, sia nelle fasi iniziali di organizzazione sia nella gestione ordinaria dell’archivio.
Con UrbisActa l’archivio non è più un insieme statico di documenti disordinati e difficili da gestire, ma diventa un sistema digitale evoluto, capace di supportare in modo concreto le attività quotidiane della Pubblica Amministrazione.
È il passaggio da una gestione frammentata, dispersiva e manuale a un modello strutturato, in cui ogni informazione è accessibile, ogni processo è tracciato e ogni attività è sotto controllo.
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UrbisActa sostituisce completamente l'archivio fisico?
No. UrbisActa non elimina l'archivio fisico, ma lo affianca creando una sua identica rappresentazione digitale.
È necessario digitalizzare tutti i documenti per utilizzare il sistema?
Non necessariamente. UrbisActa consente di gestire in modo strutturato anche archivi non digitalizzati, registrando informazioni su faldoni e pratiche. La digitalizzazione dei documenti può essere integrata progressivamente con il servizio dedicato di scansione e digitalizzazione di UrbisMap.
Il portale è adatto ad archivi di grandi dimensioni?
Si. UrbisActa è una soluzione scalabile per la gestione di archivi documentali complessi e voluminosi, adattandosi alle esigenze specifiche di ogni Ente.
Azienda certificata ISO 9001 Certificato n°IT23-18103A
Azienda certificata ISO 27001 Certificato n°IT24-03301D
Progetto co-finanziato da
