La gestione cartacea degli archivi rappresenta oggi uno dei principali “colli di bottiglia” per l’efficienza degli uffici comunali.
UrbisMap offre una soluzione completa per la digitalizzazione degli archivi, un intervento prioritario per rendere i processi amministrativi più rapidi, trasparenti e accessibili da remoto e per preservare tutta la documentazione dell’Ente.
Il nostro servizio non si limita alla semplice scansione, ma trasforma l’archivio cartaceo in un patrimonio informativo digitale, ricercabile e geolocalizzato direttamente sulla mappa del territorio.
Il servizio di digitalizzazione di UrbisMap segue un iter rigoroso per garantire la massima fedeltà del dato e il rispetto delle normative vigenti:
Prima della digitalizzazione, un archivista professionista effettua un sopralluogo per verificare lo stato della documentazione.
Viene redatto un progetto di schedatura e riordino che deve passare sotto l’approvazione della Soprintendenza archivistica.
Una volta ottenuta l’autorizzazione, la documentazione viene trasferita presso le sedi dedicate di UrbisMap. In alternativa, per specifiche esigenze, le operazioni (schedatura e riordino) possono essere svolte direttamente presso l’Ente
Le pratiche vengono scansionate e associate a metadati specifici.
Questo passaggio è fondamentale per descrivere e contestualizzare ogni documento, rendendolo facilmente reperibile tramite chiavi di ricerca digitali.
Al termine delle operazioni, tutta la documentazione originale viene restituita all’Ente di appartenenza.
Ad ogni pratica digitalizzata vengono attribuite coordinate geografiche precise, rendendola consultabile direttamente dal webgis di UrbisMap.
Grazie alla georeferenziazione, UrbisMap raggruppa automaticamente tutte le pratiche (storiche e recenti) relative al medesimo immobile o terreno, creando un fascicolo digitale unitario e facilitando enormemente la consultazione.
Scegliere di digitalizzare l’archivio con UrbisMap significa avviare un percorso concreto di innovazione, capace di migliorare in modo significativo e tangibile l’efficienza operativa degli uffici e la qualità dei servizi erogati.
La trasformazione dell’archivio cartaceo in un sistema digitale consente prima di tutto di ridurre drasticamente i tempi di gestione delle richieste di accesso agli atti.
Le pratiche edilizie diventano immediatamente ricercabili e consultabili, eliminando lunghe attività manuali e velocizzando le risposte a cittadini e professionisti.
Al contempo migliora la qualità complessiva del servizio offerto: l’accesso alle informazioni risulta più rapido, preciso e trasparente, contribuendo a rafforzare il rapporto tra Pubblica Amministrazione e territorio.
Dal punto di vista organizzativo ed economico, la digitalizzazione permette di abbattere o ridurre i costi legati alla gestione degli archivi fisici, riducendo la necessità di spazi dedicati , movimentazioni e attività di manutenzione della documentazione cartacea.
L’archivio diventa, in questo modo, più sostenibile, sicuro e facilmente gestibile nel tempo.
Un ulteriore vantaggio riguarda l’aspetto del lavoro quotidiano degli uffici tecnici: tutte le informazioni sono accessibili in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, favorendo una gestione più flessibile, collaborativa ed efficiente.
L’archivio digitale è sempre ordinato, aggiornato e strutturato, eliminando criticità legate alla frammentazione o al disordine documentale.
La possibilità di georeferenziare le pratiche edilizie introduce inoltre un importante valore aggiunto: la mappatura dei fascicoli consente infatti di semplificare e potenziare le attività di pianificazione urbana, offrendo una visione chiara e immediata del territorio e della sua evoluzione nel tempo.
Si, al termine del processo tutta la documentazione cartacea originale viene restituita all’Ente, nel pieno rispetto delle normative vigenti sulla conservazione archivistica.
È il processo che consente di associare ogni pratica edilizia a una posizione geografica precisa. In questo modo le pratiche possono essere visualizzate direttamente su mappa all’interno del Geoportale UrbisMap.
Si, il sistema è progettato per integrarsi con i flussi di lavoro dell’ente e con altri strumenti di gestione territoriale, favorendo interoperabilità e continuità operativa.
Dipende dalla dimensione e dallo stato dell’archivio. Dopo una prima analisi, UrbisMap fornisce un progetto dettagliato con tempistiche e modalità operative.
Azienda certificata ISO 9001 Certificato n°IT23-18103A
Azienda certificata ISO 27001 Certificato n°IT24-03301D
