Digitalizzazione della PA: archivi comunali digitali
Gli Enti pubblici risentono ancora della gestione cartacea della documentazione tecnica e amministrativa conservata negli archivi, che occupano molto spazio fisico e non sempre vengono conservati in strutture idonee.
Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione è quindi una priorità a livello nazionale, nonché una delle missioni principali del PNRR.
Nel 2020, con il Superbonus 110%, si è verificato un boom di richieste di accesso agli atti pervenute presso gli uffici tecnici comunali, molti dei quali impreparati a gestire l’enorme mole di lavoro. Questo ha fatto emergere la difficoltà nel ricercare le pratiche e nel rispettare le tempistiche per la consegna degli atti al cittadino.
Gli archivi delle pratiche edilizie storiche cartacee, costituiscono infatti, un grosso ostacolo nella gestione quotidiana dell’ufficio tecnico comunale, che risulta essere molto oneroso sia in termini procedimentali, di accessibilità, di archiviazione, conservazione e sicurezza, oltre a comportare tempi di consultazione elevati, rischi di smarrimento e degredabilità della materia.
La digitalizzazione delle pratiche edilizie diventa dunque fondamentale, prioritaria e uno tra i primi interventi ai quali dedicarsi per l’efficientamento dei servizi comunali, contribuendo al processo di transizione digitale dettato dalle misura e dalle mission del PNRR.
Il lungo processo di digitalizzazione
Approfondiamo insieme il complicato processo di digitalizzazione di un archivio comunale, tutte le fasi preliminari e il ruolo fondamentale dell’archivista.
Partiamo col dire che i Comuni hanno l’obbligo di conservare, ordinare e inventariare i propri archivi, suddividendoli in: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico, assegnando ad ogni pratica una posizione nell’archivio fisico.
Questo ovviamente implica delle spese economiche e di personale dedicato, non sempre disponibile.
La digitalizzazione dei documenti dell’archivio deve anche essere un processo ben strutturato che consenta di riprodurre il più fedelmente possibile in digitale, tutte le informazioni che descrivono e contestualizzano ogni pratica.
Per poter procedere alla digitalizzazione è obbligatorio che l’archivio sia stato prima riordinato e schedato, ed è qui che entra in gioco il ruolo dell’archivista, fondamentale per tutto il processo di digitalizzazione della banca dati.
Il riordino dell’archivio
Il compito di riordinare l’archivio cartaceo spetta all’archivista ed è suddiviso in diversi step:
- Il primo è quello del sopralluogo presso l’Ente, durante il quale l’archivista deve verificare lo stato dell’archivio;
- Redazione del progetto, che dovrà essere presentato e approvato dalla Soprintendenza archivistica, e comprende: una fase di schedatura di tutti i documenti presenti in archivio e che permette di scoprire le pratiche di ogni faldone, di conoscere tutto ciò che è effettivamente contenuto all’interno dei documenti e di riordinarli per come sono stati prodotti a suo tempo; il riordino di tutta la documentazione; la fase di etichettatura, nella quale viene attribuito ad ogni faldone un numero identificativo, che verrà poi riportato anche nel file digitale dell’archivio;
- Possiamo ora procedere con la fase effettiva di digitalizzazione, durante la quale le pratiche, già riordinate, vengono scansionate e metadatate;
- Una volta terminata la scansione, tutta la documentazione dovrà essere restituita all’Ente di appartenenza, con preliminare autorizzazione da parte della Soprintendenza.
Il processo di digitalizzazione dell’archivio implica l’impiego di importanti risorse economiche, di personale specializzato e di strumentazione. Gli Enti, però, non sempre dispongono di tutti i mezzi necessari, per questo motivo possono decidere di affidare il servizio ad aziende esterne autorizzate, che si occuperanno, previa richiesta di autorizzazione, di riordinare, scansionare e archiviare digitalmente i loro archivi.
UrbisMap è una di queste aziende e, grazie a personale dedicato e altamente qualificato, aiuta la Pubblica Amministrazione nel processo di transizione digitale offrendo loro il servizio di scansione degli archivi comunali.
Il servizio di UrbisMap
UrbisMap, tra i tanti servizi studiati per la Pubblica Amministrazione, offre la possibilità di digitalizzare gli archivi comunali.
Vediamo, passo passo, com’è strutturato il servizio.
Prima di tutto, una volta ricevuta l’autorizzazione dalla Soprintendenza previa trasmissione del progetto complessivo di digitalizzazione del fondo archivistico, affinché l’archivio risulti schedato e riordinato, si trasferirà la documentazione presso la sede di UrbisMap. Queste fasi, in alternativa, possono essere realizzate anche presso la sede dell’Ente, per poi procedere in separata sede solo con la digitalizzazione.
Le pratiche verranno scansionate nel nostro ufficio dedicato, archiviate digitalmente in cloud certificati e metadatate, per poi essere restituite al Comune di appartenenza.
Ad ultimo, le pratiche, verranno georeferenziate sul nostro Geoportale, ovvero verrà creato in mappa il cosiddetto fascicolo del fabbricato, attribuendo ad ogni pratica edilizia specifiche coordinate geografiche. Questo consente di raggruppare tutte le pratiche edilizie pervenute nel corso degli anni per uno stesso fabbricato o terreno, a cui è possibile accedervi e scaricare in pochi clic tramite il Geoportale.
Quindi, perchè digitalizzare?
I vantaggi della digitalizzazione, come abbiamo visto, sono molteplici e tra i principali ricordiamo:
- Facilità nel trovare e ricercare le pratiche edilizie tramite il software UrbisMap in cui sono state georeferenziate;
- Preservare il deterioramento della carta e la sua conservazione, grazie alla disponibilità del digitale;
- Archivio sempre ordinato e consultabile in qualsiasi momento e da qualsiasi device;
- Miglioramento del trattamento di gestione della carta e abbassamento dei costi di mantenimento.
I fondi PNRR
Per incentivare la Pubblica Amministrazione a partecipare attivamente al processo di trasformazione digitale, il PNRR ha attivato diverse Misure e riservato fondi mirati al raggiungimento degli obiettivi di digitalizzazione.
Infatti, come pubblicato recentemente sul sito di PA Digitale e in Gazzetta Ufficiale, seppur non sia stata indetta una misura specifica per la digitalizzazione delle banche dati cartacee pubbliche, gli Enti possono finalmente rimpegnare i residui derivanti dalle misure del PNRR per il proseguo e il raggiungimento della mission di transizione digitale.
Se quindi un comune ha ricevuto dei fondi destinati alla digitalizzazione ma non li ha spesi tutti, le eccedenze possono essere impiegate avviando ulteriori servizi mirati alla stessa finalità delle misure stesse del PNRR.
Un modo utile di sfruttare questi fondi è quindi quello di dedicarli alla scansione e digitalizzazione degli archivi: intervento che richiede tempo e investimenti economici, ma che ripaga immediatamente e quotidianamente il processo burocrativo della Pubblica Amministrazione.
Il tuo Comune ha richiesto o ricevuto i fondi PNRR per la transizione digitale? Richiedi maggiori informazioni sul nostro servizio scansioni!
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