Digitalizzazione della PA: archivi comunali digitali
Gli Enti, e in generale tutta la PA, risentono della gestione cartacea tradizionale della documentazione degli archivi, che occupano molto spazio fisico e non sempre vengono conservati in strutture idonee.
Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione è una priorità a livello nazionale, nonché una delle missioni principali del PNRR.
Nel 2020, con il Superbonus 110%, si è verificato un boom di richieste di accesso agli atti pervenute presso gli uffici tecnici comunali, molti dei quali impreparati a gestire l’enorme mole di lavoro; per poter avviare l’iter previsto dal superbonus è necessario verificare, infatti, la regolarità edilizia e urbanistica dell’intervento.
Questo ha fatto emergere la difficoltà nel ricercare le varie pratiche e le tempistiche annesse.
Gli archivi delle pratiche edilizie storiche cartacee, costituiscono infatti, un grosso ostacolo nella gestione quotidiana dell’ufficio che risulta essere molto onerosa sia in termini ambientali, sia procedimentali, di condivisione, di archiviazione e sicurezza, oltre a comportare tempi di consultazione elevati, rischi di perdita o smarrimento e degradabilità della materia.
La digitalizzazione delle pratiche edilizie diventa dunque necessaria oltre che prioritaria e uno tra i primi interventi ai quali dedicarsi per l’efficientamento dei servizi comunali. Questo processo garantisce la validità legale, la leggibilità dei documenti informatici nel corso del tempo, la riduzione dei costi di gestione e mantenimento, l’accessibilità e la fruibilità dei documenti anche da remoto.
Il lungo processo di digitalizzazione
Approfondiamo insieme il complicato processo di digitalizzazione di un archivio comunale, tutte le fasi preliminari e il ruolo fondamentale dell’archivista.
Partiamo col dire che i Comuni hanno l’obbligo annuale di conservare, ordinare e inventariare i propri archivi, suddividendoli in: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico, assegnando ad ogni pratica una posizione.
Questo ovviamente implica delle spese economiche e di personale dedicato, non sempre facile da trovare.
La digitalizzazione dei documenti dell’archivio deve essere un processo ben strutturato che consenta di riprodurre il più fedelmente possibile in digitale, tutte le informazioni che descrivono e contestualizzano ogni pratica.
Per poter procedere alla digitalizzazione è necessario e obbligatorio che l’archivio sia riordinato e schedato, ed è qui che entra in gioco il ruolo dell’archivista, fondamentale in questa fase.
Il riordino dell’archivio
Il compito di riordinare l’archivio cartaceo spetta all’archivista ed è suddiviso in diversi step:
- Il primo è quello del sopralluogo, durante il quale l’archivista deve verificare lo stato dell’archivio
- Redazione del progetto, che dovrà essere presentato e approvato dalla Soprintendenza archivistica, e comprende: una fase di schedatura di tutti i documenti presenti nell’archivio, che permette di scoprire le pratiche di ogni faldone, di conoscere tutto ciò che è effettivamente contenuto all’interno dei documenti e di riordinarli per come sono stati prodotti dall’Ente; il riordino prima virtuale e poi fisico di tutta la documentazione; fase di etichettatura, nella quale viene attribuito ad ogni faldone un numero identificativo, che verrà poi riportato anche nel file digitale dell’archivio
- Possiamo ora procedere con la fase effettiva di digitalizzazione, durante la quale le pratiche, già riordinate, vengono scansionate e metadatate, in modo tale da accertare la validità della scansione
- Una volta terminata la scansione, tutta la documentazione dovrà essere restituita all’Ente di appartenenza, con preliminare autorizzazione e avviso alla Soprintendenza.
Il processo di digitalizzazione implica l’impiego di risorse economiche, di personale dedicato e strumentazione. Gli Enti, però, non sempre dispongono di tutti i mezzi necessari, per questo motivo possono decidere di affidare il servizio ad aziende esterne autorizzate, che si occuperanno, previa richiesta di autorizzazione allo spostamento temporaneo, di riordinare, scansionare e digitalizzare i loro archivi.
UrbisMap fa parte di queste aziende e, grazie a personale dedicato e altamente qualificato, aiuta le aziende nel processo di transizione digitale offrendo loro il servizio di scansione degli archivi comunali.
Il servizio di UrbisMap
UrbisMap, tra i tanti servizi studiati per la Pubblica Amministrazione, offre la possibilità di digitalizzare gli archivi comunali.
Vediamo, passo passo, com’è strutturato il nostro servizio!
Prima di tutto, una volta ricevuta l’autorizzazione dalla Soprintendenza, affinché l’archivio risulti schedato e riordinato, si trasferirà la documentazione presso la sede di UrbisMap. Queste fasi, in alternativa, possono essere realizzate anche in loco, per poi procedere con la digitalizzazione.
Tutte le attività saranno gestite dal personale archivistico della nostra azienda, che si occuperà di presentare il progetto alla Soprintendenza seguendo tutte le fasi precedentemente descritte.
Le pratiche verranno successivamente scansionate nel nostro ufficio dedicato e metadatate, per poi essere restituite al Comune di appartenenza.
Ad ultimo, le pratiche, verranno digitalizzate, archiviate e georeferenziate dai nostri tecnici che si occuperanno di inserire tutti i dati della pratica sul nostro Geoportale, creare il fascicolo del fabbricato sul webgis, inserendo le coordinate dell’immobile all’interno della pratica su mappa tramite, per esempio, dati catastali.
Questa pratica, già georeferenziata, verrà resa poi disponibile e scaricabile da tutti coloro autorizzati alla consultazione di quella determinata banca dati.
Quindi, perchè digitalizzare?
I vantaggi della digitalizzazione, come abbiamo visto, sono molteplici, tra i principali ricordiamo quindi:
-Facilità nel trovare e ricercare le pratiche
-Preservare il deterioramento della carta e la sua conservazione
-Archivio sempre riordinato
-Eliminare le difficoltà di trattamento e di gestione della carta e il costo economico annesso.
I fondi PNRR
Per incentivare la Pubblica Amministrazione a partecipare attivamente al processo di trasformazione digitale, il PNRR ha attivato diverse Misure e riservato fondi mirati al raggiungimento di questo obiettivo.
Come è emerso dal webinar “PA digitale 2026: guida pratica per superare con successo i controlli formali previsti dagli Avvisi PNRR”, organizzato dal Dipartimento della transizione digitale insieme ad ANCI, i risparmi sui contributi PNRR per la digitalizzazione dei comuni possono essere utilizzati senza vincolo di destinazione.
Per le Misure contenute nella Missione 1, infatti, viene applicata l’erogazione dei fondi per obiettivi (sistema c.d. sistema “lump sum”) e non anche attraverso la progettazione puntuale della spesa.
Se quindi un comune ha ricevuto dei fondi destinati alla digitalizzazione ma non li ha spesi tutti, le eventuali eccedenze possono essere impiegate acquistando ulteriori servizi mirati alla stessa finalità.
Un modo utile di sfruttare questi fondi è proprio quello di dedicarli alla scansione e digitalizzazione degli archivi: intervento che richiede tempo e investimenti economici ma che ripaga immediatamente e quotidianamente!
Il tuo Comune ha richiesto o ricevuto i fondi PNRR per la transizione digitale? Richiedi maggiori informazioni sul nostro servizio scansioni!
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