Servizio digitalizzazione archivi comunali UrbisMap: soluzioni per PA
Negli ultimi anni la questione “digitalizzazione archivi comunali” è diventata una necessità sempre più urgente per gli Enti pubblici in Italia, strettamente legata agli obiettivi del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) e alla modernizzazione della Pubblica Amministrazione.
Oggi, molti Comuni si trovano ancora a dover gestire archivi cartacei ingombranti, spesso conservati in spazi non idonei e difficili da consultare.
In questo contesto UrbisMap si propone come partner strategico per aiutare le Pubbliche Amministrazioni nella digitalizzazione degli archivi cartacei e scansione delle pratiche edilizie, offrendo un servizio completo che parte dal riordino iniziale dell’archivio, fino alla creazione di fascicoli edilizi consultabili su mappa.
Perché digitalizzare gli archivi comunali?
Gli archivi comunali contengono decenni di documenti cartacei che rappresentano la memoria amministrativa e tecnica del territorio. Tuttavia, l’utilizzo esclusivo della carta comporta diverse criticità:
-Tempi lunghi di ricerca e consultazione
-Alto rischio di deterioramento, perdita o danneggiamento dei documenti
-Costi elevati per la gestione fisica e lo spazio di archiviazione
-Scarsa efficienza nei procedimenti amministrativi, come dimostrato dall’impatto del Superbonus 110%, che ha generato una grossa mole di richieste di accesso agli atti spesso ingestibili da parte degli uffici comunali.
Gli archivi cartacei, ad oggi, rappresentano quindi un ostacolo rilevante per l’efficienza degli uffici tecnici, rendendo la digitalizzazione una necessità.
Il servizio di digitalizzazione degli archivi di UrbisMap: una soluzione completa e flessibile
UrbisMap offre a Enti e Pubbliche Amministrazioni un servizio di digitalizzazione archivi comunali completo e personalizzabile in base alle proprie esigenze.
Il processo è suddiviso in diverse fasi operative, interamente gestite da personale specializzato, in conformità con le normative archivistiche e nel rispetto delle procedure autorizzative previste.
Vediamole insieme:
1. Sopralluogo tecnico e analisi dell’archivio
Il primo passo è organizzare un sopralluogo presso la sede dell’Ente, durante la quale viene valutato lo stato di conservazione del fondo archivistico, la quantità e la tipologia della documentazione presente. Questa fase è essenziale per definire un piano operativo su misura.
2. Redazione del progetto e autorizzazione
A seguito del sopralluogo, l’archivista, figura fondamentale per tutto il processo di digitalizzazione della banca dati, prepara un progetto di riordino (obbligatorio per ogni Ente) e digitalizzazione dell’archivio che dovrà essere presentato e approvato dalla Soprintendenza Archivistica.
Il progetto include:
– La schedatura di tutti i documenti presenti nell’archivio per conoscere ciò che è effettivamente contenuto all’interno delle pratiche
– Il riordino delle pratiche in base alla struttura originaria di produzione
– L’etichettatura dei faldoni con codici univoci, che verranno poi riportati nel file digitale dell’archivio.
L’autorizzazione della Soprintendenza è un passaggio necessario e molto importante, che garantisce la correttezza del processo e la tutela del patrimonio documentale.
3. Riordino e schedatura dell’archivio
Una volta approvato il progetto, l’archivio viene schedato e riordinato fisicamente. L’archivista cataloga i documenti e predispone l’archivio alla fase di scansione. Questo passaggio può essere effettuato presso la sede dell’Ente o direttamente presso quella di UrbisMap.
4. Scansione e digitalizzazione delle pratiche
Tutta la documentazione dell’archivio viene trasferita nella sede di UrbisMap e viene sottoposta alla fase di scansione in alta risoluzione, grazie all’utilizzo di dispositivi professionali che preservano ogni dettaglio del documento cartaceo.
Successivamente le pratiche vengono metadatate e archiviate digitalmente in cloud certificati, permettendo di riprodurre fedelmente in digitale tutte le informazioni che descrivono e contestualizzano ogni documento.
5. Restituzione della documentazione cartacea
Terminata la fase di scansione, tutta la documentazione cartacea originale viene restituita all’Ente di appartenenza, sempre con preliminare autorizzazione da parte della Soprintendenza Archivistica, e accompagnati dalla copia digitale completa.
6. Georeferenziazione sul Geoportale
Uno degli aspetti più innovativi del servizio di UrbisMap è l’integrazione dei documenti digitalizzati all’interno del Geoportale, attribuendo ad ogni pratica specifiche coordinate geografiche.
7. Fascicolo del fabbricato
Grazie alla georeferenziazione su mappa delle pratiche edilizie, viene creato un fascicolo digitale del fabbricato. Questo permette di raggruppare tutte le pratiche edilizie relative al medesimo edificio e consente agli uffici tecnici del comune di accedere facilmente all’intera storia edilizia di un terreno o di un fabbricato direttamente dalla mappa e in pochi clic.
I vantaggi per la Pubblica Amministrazione
Scegliere di digitalizzare l’archivio con UrbisMap significa:
– Ridurre i tempi di gestione delle richieste di accesso agli atti
– Migliorare la qualità del servizio offerto ai cittadini
– Abbattere i costi di conservazione e archiviazione cartacea
– Facilitare il lavoro degli uffici tecnici, rendendo le informazioni accessibili in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo
– Avere il proprio archivio sempre ordinato
– Semplificare le attività di pianificazione urbana grazie alla mappatura dei fascicoli edilizi.
In più, oltre alla digitalizzazione degli archivi, UrbisMap offre ad Enti e Pubbliche Amministrazioni pieno accesso al Geoportale e ai servizi in cloud creati per supportare le PA nella gestione del territorio e nel processo di trasformazione digitale, includendo la pubblicazione di tutti i dati territoriali, la redazione semplificata e velocizzata di CDU e altri strumenti avanzati per gli uffici tecnici.
Utilizzo dei fondi residui PNRR per la digitalizzazione degli archivi
La digitalizzazione degli archivi è un intervento che, pur richiedendo uno sforzo in termini di tempo e investimenti, ripaga immediatamente e quotidianamente il lavoro dell’amministrazione.
Il PNRR ha sempre fortemente incentivato la trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione, attivando diverse Misure e destinando fondi mirati.
Come accennato in questo articolo, di recente, il Dipartimento per la trasformazione digitale ha pubblicato in Gazzetta Ufficiale la nuova direttiva per la gestione di importi residui derivanti dal PNRR.
Secondo la direttiva, se un Comune ha ricevuto i fondi PNRR destinati alla digitalizzazione e ha delle eccedenze non spese, queste possono essere impiegate per avviare ulteriori servizi mirati al raggiungimento del medesimo scopo, come la digitalizzazione degli archivi.
L’utilizzo dei fondi residui PNRR rappresenta un’opportunità concreta per consolidare e ampliare la trasformazione digitale. Destinare una parte di queste risorse ai servizi di UrbisMap non solo è in linea con le indicazioni del DTD, ma offre una via efficace per migliorare l’efficienza operativa, semplificare i processi amministrativi, garantire maggiore trasparenza e fornire servizi digitali più accessibili a cittadini e imprese.
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