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Come sappiamo uno dei servizi di Urbismap è la dematerializzazione dei documenti cartacei con cui viene convertita in digitale tutta la documentazione presente negli archivi dell’Ente pubblico o privato, in particolare le pratiche edilizie e la loro georeferenziazione su mappa. Questo processo ha come obiettivo la creazione di un flusso di documenti digitali aventi pieno valore giuridico, che vada prima ad affiancare e poi, sul lungo periodo, a sostituire la normale documentazione cartacea negli archivi di qualunque attività pubblica o privata.

Un servizio realizzato principalmente per la Pubblica Amministrazione, sviluppato mettendo al centro dell’attenzione l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione in tutti i processi, proprio come viene citato nel CAD (Codice dell’amministrazione digitale), precisamente nell’art. 42 che espone:

“Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici […]”.

Idem per le aziende private, la dematerializzazione strettamente collegata alla reingegnerizzazione dei processi in ottica digitale, va ad ottimizzare i flussi informativi, velocizzare le operazioni, ridurre gli errori e affrontare criticità più o meno previste.

Come si gestisce un documento informatico?

Tramite le linee guida Agid che rappresentano uno dei più importanti punti di riferimento per la Pubblica Amministrazione, ma anche per i privati per la gestione del documento informatico in tutte le sue fasi, dalla creazione fino alla conservazione.  Le indicazioni contenute nelle Linee guida sono non soltanto utili, ma obbligatorie per tutte le pubbliche amministrazioni e i privati, ove non diversamente previsto, che effettuano attività di conservazione.

In particolare i documenti ottenuti tramite processo di dematerializzazione devono garantire la cosiddetta conservazione digitale, garantendo l’accessibilità, la leggibilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati.  

Questo per certificare che le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico siano conformi agli originali da cui sono tratte, in quanto realizzate con procedimenti conformi nel rispetto della legislazione.

Cybersecurity e Dematerializzazione

Per assicurare l’integrità e la riservatezza dei sistemi informativi ed informatici della pubblica amministrazione e dei privati un ruolo fondamentale è costituito dalla cybersecurity che permette di avere un approccio strutturato per la protezione delle singole informazioni.

Nel processo di dematerializzazione le PA sono obbligate al rispetto delle misure di sicurezza ICT e perciò le linee guida Agid individuano innanzitutto delle figure che garantiscono la corretta conservazione e gestione documentale, quali il coordinatore della gestione documentale e, dove nominato, il responsabile della conservazione.

Questi, acquisito il parere del responsabile della protezione dei dati personali predispongono il piano di sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, che garantisce, come si è detto, la disponibilità, l’integrità, la riservatezza delle informazioni e definisce le opportune misure tecniche e organizzative che siano in grado di garantire un livello di sicurezza adeguato rispetto al rischio di violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali, tenendo conto anche della tipologia di dati trattati.

Il piano di sicurezza si basa sull’analisi dei rischi a cui sono esposti i dati e i documenti trattati e sulle direttive strategiche stabilite dal vertice dell’Amministrazione, definendo le politiche generali di sicurezza adottate, le modalità di accesso al servizio di protocollo, di gestione documentale ed archivistico e gli interventi operativi adottati a livello organizzativo, procedurale e tecnico e in caso di violazione dei dati personali, secondo quanto previsto dalle apposite disposizioni del GDPR, REG UE 679/2016

Cos’é il GDPR e perché si utilizza

Il GDPR (General Data Protection Regulation), è il regolamento generale europeo sulla protezione dei dati che disciplina il modo in cui le aziende e le altre organizzazioni trattano i dati personali. E’ da evidenziare che tutti i servizi devono essere sempre organizzati nel rispetto dei principi e dei requisiti previsti in materia di sicurezza dei dati e dei sistemi dal GDPR, non a caso anche le linee guida AGID rinviano alla medesima disciplina in diversi punti.

Ad esempio viene stabilito l’obbligo di adozione delle suddette misure da parte del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento e per l’individuazione di tali figure si rinvia alla disciplina di cui al GDPR , in particolare all’art. 28 del Regolamento UE 679/2016, che  stabilisce i requisiti soggettivi del responsabile del trattamento. In particolare si afferma:

“Qualora un trattamento debba essere effettuato per conto del titolare del trattamento, quest’ultimo ricorre unicamente a responsabili del trattamento che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del presente regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato.”

Vengono anche citati gli articoli 32-33-34 del Regolamento UE 679/2016 sulla sicurezza del trattamento, che indicano che il titolare e il responsabile del trattamento mettono in atto misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, documentano qualsiasi violazione dei dati personali, comprese le circostanze a essa relative, le sue conseguenze e i provvedimenti adottati per porvi rimedio; inoltre vengono definite la procedura di notifica di una violazione dei dati personali all’autorità di controllo e quella di comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato.

In conclusione

Il nostro servizio di dematerializzazione tiene conto delle linee guida Agid per la digitalizzazione e conservazione dei documenti informatici. Come abbiamo spiegato le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate a seguire queste linee guida e noi siamo in grado di supportarle in tutto il processo e accompagnarle al compimento dell’obiettivo di digitalizzazione. Il tutto nel massimo rispetto della legislazione.

Continueremo ad affrontare il tema della dematerializzazione e tutti gli argomenti ad essa collegati. Nel frattempo, se lavori per una Pubblica Amministrazione e vuoi richiederci informazioni sul nostro servizio di dematerializzazione o su tutti i nostri altri servizi, utilizza il form sottostante.

Il primo trimestre del 2022 sta per terminare, abbiamo visto nel nostro precedente articolo come con l’arrivo dei fondi PNRR siano stati emanati i primi bandi e avvisi pubblici per la realizzazione di opere legate sia alla digitalizzazione della PA che all’istruzione, ricerca e rivoluzione ecologica.

È giusto e doveroso fare il punto su quanto è stato fatto e quanto c’è ancora da fare sul tanto chiacchierato PNRR, per capire meglio i prossimi bandi. Questa volta, però, ci focalizzeremo sulle linee dedicate alla Pubblica Amministrazione, linee che Urbismap segue attentamente dati i servizi che abbiamo deciso, da qualche anno, di offrire agli Enti pubblici e che con gli stessi principi del Piano permettono di velocizzare e semplificare la macchina burocratica.

Il nostro obiettivo principale, all’uscita di tutti i bandi, sarà quello di accompagnare Comuni ed Enti per comprendere insieme, e poi progettare, come poter accedere a tali finanziamenti attraverso nuovi e vecchi servizi forniti da Urbismap.

Iniziative PA Digitale: facciamo il punto

Sono 10 le iniziative presenti nel PNRR per la PA digitale. Ora cerchiamo di vedere nello specifico quali sono quelle già attive, quali sono in prossima partenza e quali in rampa di lancio previste nei prossimi mesi o nel prossimo anno.

INIZIATIVE IN CORSO
– Adozione PAGO PA e APP IO da parte delle PA: le due piattaforme integrate consentono alla Pubblica Amministrazione di dialogare più velocemente con i cittadini tramite l’invio di avvisi e l’accesso ai nuovi strumenti di pagamento digitale.

– Adozione identità digitale per le PA: ovvero lo SPID, che consente di accedere a tutta una serie di servizi legati della Pubblica Amministrazione. Un servizio che permette di bypassare attese e lunghe code agli sportelli degli Enti pubblici. Tali servizi, PAGO PA + SPID, in un futuro non troppo lontano vorremmo fossero integrati a Urbismap per la richiesta degli accessi agli atti semi automatizzata da parte del cittadino verso quelle amministrazioni che sceglieranno di aderire al nostro servizio di Dematerializzazione delle banche dati cartacee.

– Mobility as a service: mira a integrare una pluralità di servizi legati al trasporto (per esempio: e-bike, autobus, car sharing) attraverso piattaforme che forniscono all’utenza finale la possibilità di pianificare dei viaggi/spostamenti e i relativi pagamenti.

– Digitalizzazione grandi amministrazioni centrali: ha l’obiettivo di portare a termine diversi interventi “verticali” per ridisegnare e digitalizzare le grandi amministrazioni centrali, a partire da quelli fondamentali per la semplificazione dell’erogazione di servizi al cittadino e con più impatto in termini di efficienza dell’apparato pubblico.

PROSSIME INIZIATIVE PRONTE ALLA PARTENZA

Nel prossimo trimestre sono diverse le iniziative che andranno a completamento di questo primo percorso di cambiamento nella Pubblica Amministrazione. Per il mese di Aprile 2022 partiranno gli avvisi per la Migrazione in Cloud di PA locali e scuole e l’Erogazione di servizi pubblici digitali (user experience).

Quali sono gli obiettivi di questi progetti? Per la migrazione in cloud si parla di un investimento che si aggira intorno al miliardo di euro con l’obiettivo di migrare le applicazioni e i database della Pubblica Amministrazione verso infrastrutture cloud, sicure e certificate, le quali garantiscono una più veloce accessibilità ai servizi e agli atti.

Urbismap nasce in cloud, evitando così inutili costi e innumerevoli limitazioni che l’Ente è costretto ad accettare ogni volta che accede ai propri servizi desktop. Al tempo stesso, il servizio di Dematerializzazione degli archivi è strutturato sullo stesso sistema in cloud, consentendoci di rendere disponibile la mole di dati appartenente all’Ente, da noi digitalizzata, dopo pochi e semplici clic. Un servizio molto apprezzato dai Comuni, ma ancora di più dai cittadini, i quali dimezzano il tempo di attesa per l’acquisizione di atti e documenti pubblici o privati.

Per Erogazione Servizi Pubblici digitali (user experience) si intende una linea guida per la creazione di modelli standard volti alla realizzazione dei servizi digitali della Pubblica Amministrazione. Detto così sembra incomprensibile, ma in sintesi cerca di dare un nuovo volto ai servizi pubblici, che siano uguali e riconoscibili per tutti e che siano facili e intuitivi da utilizzare, a prescindere dalla piattaforma in cui sono collocati o da chi li sviluppi.

Anche Urbismap, per quanto sia un servizio privato rivolto alla PA, cercherà di integrare il più possibile queste linee guida all’interno della sua piattaforma. Il motivo è semplicissimo: lavoriamo per la Pubblica Amministrazione e il nostro obiettivo è sempre quello di facilitare, in ogni modo possibile, il lavoro degli operatori pubblici, soddisfando l’esigenza del libero professionista e del cittadino.

Come ultima fase del trimestre, da luglio 2022 le PA potranno aderire alla sperimentazione della piattaforma PDND. La PDND (Piattaforma Digitale Nazionale Dati) consentirà l’interoperabilità dei sistemi informativi di banche e gestori di servizi pubblici. Questo comporta un servizio semplice, veloce e fruibile per i cittadini e permetterà alle istituzioni di erogare servizi in modo più veloce ed efficace.

Guarda qui una schematizzazione delle attività del PNRR

Accedi al PNRR con Urbismap

Tramite le nostre piattaforme, vi abbiamo raccontato più e più volte il lavoro di digitalizzazione e semplificazione che ogni giorno facciamo, e che abbiamo intenzione di fare nei prossimi mesi, o forse anni.

Ad oggi non conosciamo ancora, nel dettaglio, le modalità di partecipazione ai bandi di finanziamento del PNRR. Ciò che già sappiamo è che usciranno a breve e che i nostri servizi già si sposano abbastanza bene con le linee guida generali del Piano stesso.

L’obiettivo sarà quindi, per i prossimi mesi, studiare e analizzare tutte le possibilità economiche date dai finanziamento in uscita, ed accompagnare nuovi e vecchi clienti ad usufruire di tali somme, con progetti e servizi all’avanguardia e tecnologicamente performanti.

Vi terremo costantemente aggiornati su tutti i Bandi del PNRR in prossima uscita, sui progetti e sulle linee guida che verranno dettate dal Ministero. Nel frattempo, se lavori per una Pubblica Amministrazione e vuoi richiederci informazioni sui nostri servizi, utilizza il form sottostante.