La Dematerializzazione e la consultazione delle pratiche edilizie su UrbisMap

Il processo di dematerializzazione in Urbismap

Oggi continuiamo a parlare del nostro servizio di dematerializzazione, già presentato in questo vecchio articolo, che come abbiamo già detto permette di convertire in digitale tutta la documentazione presente negli archivi dell’Ente pubblico o privato, in particolare le pratiche edilizie, e georeferenziarle su mappa così da renderle disponibili alla consultazione tramite il Geoportale UrbisMap, con funzionalità avanzate di ricerca ed estrazione dei dati.

Nei nostri uffici vengono svolti una serie di processi che permettono la completa dematerializzazione dei documenti. La prima fase è caratterizzata dall’acquisizione delle pratiche dall’Ente. Ci occupiamo di verificarle, smistarle e riordinarle, essendo in formato cartaceo e spesso suddivise per annualità e, in accordo con l’Ente, a seconda delle necessità, vengono definite in fase di preventivo tutti i dettagli del servizio, dalla riorganizzazione dell’archivio cartaceo con individuazione dei documenti da digitalizzare, sino alla tipologia di documento da scansionare, archiviare e georeferenziare.

Successivamente, avviene la fase della scansione, in cui i nostri operatori selezionano i singoli documenti da digitalizzare, come concordato, per poi passare alla vera e propria conversione dei file in digitale. Successivamente avviene l’archivizione, dove tutti i file ottenuti vengono accuratamente archiviati su server cloud certificati seguendo una precisa nomenclatura concordata con l’Ente che garantisce l’immediata ricerca e consultazione dei documenti online. In conclusione, il database prodotto viene poi importato su Urbismap, tramite processo di georeferenziazione delle pratiche edilizie, da cui sarà possibile ricercare, consultare e scaricare tutta la documentazione prodotta per singola pratica.

Con questa operazione viene costruito il fascicolo del fabbricato, ovvero lo storico documentale del fabbricato stesso in termini di titoli edilizi. In questo modo tutte le pratiche sono posizionate su mappa e sono disponibili online con un solo clic!

Dalla consultazione cartacea a quella digitale

Come avviene la consultazione delle pratiche? Il procedimento è molto semplice e qui te lo spieghiamo step by step.

Nella tab Scansioni dell’area di dialogo del Geoportale, è ricercare tutte le pratiche dell’Ente, scegliere di visualizzarle su mappa, consultarle e scaricarle in locale. Il sistema consente di velocizzare tanti servizi comunali, tra cui le richieste di accesso agli atti.

Una volta effettutato l’accesso sul nostro Geoportale Urbismap, cliccando sulla tab Scansioni apparirà la maschera di ricerca in cui possiamo filtrare per una serie di informazioni associate alla pratica: numero e anno della pratica o della concessione, l’anagrafica del richiedente e il codice fiscale, i dati censuari o il periodo storico con date di inizio e fine ricerca.

Dopo aver cliccato su “cerca” il sistema restituirà l’elenco delle pratiche corrispondenti, oppure cliccando su “mappa“, sarà possibile visualizzare le stesse sulla mappa a sinistra dell’area di dialogo. Per effettuare una nuova ricerca è necessario cliccare sul bottone reset ed eliminare i dati della ricerca appena compiuta.

Dall’elenco pratiche restituito dalla ricerca, appariranno una serie di informazioni di sintesi associate alla pratica e due bottoni. Cliccando sul bottone a forma di “marker” il sistema posizionerà il puntatore sul punto della mappa in cui è stata georeferenziata la pratica. Invece, cliccando sul bottone “+” apparirà il popup contenente tutte le informazioni di dettaglio della pratica selezionata, in cui saranno disponibili tutti i dati relativi a quella pratica e cliccando su download il sistema scaricherà una cartella zippata, contenente tutti i file associati alla pratica stessa.

Il procedimento risulta abbastanza semplice: in questo modo, tramite ricerca o clic sul fabbricato, si possono consultare tutte le informazioni urbanistiche, catastali e quelle relative alle pratiche edilizie digitalizzate e georeferenziate avendo accesso così al cosiddetto fascicolo storico del fabbricato.

PNRR: in arrivo i bandi che incentiveranno la digitalizzazione della PA

Ad oggi sono diversi gli Enti che hanno richiesto il servizio di dematerializzazione di Urbismap e l’utilizzo dello strumento Scansioni. Tra questi abbiamo i Comuni di Assemini e Sant’Antioco, con cui stiamo procedendo alla dematerializzazione dell’archivio comunale, contenente le pratiche edilizie, suddivise per tipologia e per annualità. Il servizio è estremamente utile e consente agli Enti di rendere smart i loro archivi e i settori che necessitano della documentazione archiviata al loro interno.

La dematerializzazione è uno degli aspetti principali nel processo di digitalizzazione delle PA promosso dal PNRR e noi di Urbismap vi abbiamo già presentato nel nostro articolo tutte le iniziative proposte dal Governo in merito. Seguendone le linee guida, abbiamo l’obiettivo di supportare e accompagnare Comuni ed Enti nel percorso di innovazione digitale, dalla fase di accesso ai finanziamenti a quello dell’implementazione dei servizi digitali.

I bandi dedicati ai processi di Dematerializzazione degli archivi non sono ancora stati pubblicati, ma vi terremo aggiornati non appena sarà possibile con le modalità di accesso ai Bandi del PNRR, sui progetti e sulle linee guida dettate dal Ministero. Nel frattempo, se lavori per una Pubblica Amministrazione e vuoi richiederci informazioni sui nostri servizi, utilizza il form sottostante.