La dematerializzazione per le aziende private
Continuiamo a parlare di dematerializzazione, ma questa volta lo facciamo focalizzandoci su quanto questo servizio possa essere estremamente utile, oltre che per la Pubblica Amministrazione, anche per aziende private e liberi professionisti.
La dematerializzazione, all’interno di in un’organizzazione privata, al giorno d’oggi non è più un’utopia ma un reale processo tecnico che permette non solo la digitalizzazione dei flussi documentali, ma in generale la semplificazione dei flussi di lavoro. Questo porta a ridurre, o quasi ad eliminare, la produzione di carta, a gestire documenti e informazioni sia in entrata che in uscita con sistemi informatici, organizzando e automatizzando i flussi di lavoro, generando semplificazione dei processi e alte prestazioni aziendali.
La gestione dei documenti cartacei è molto onerosa: non solo a livello ambientale, ma anche in termini procedimentali, di condivisione, archiviazione e sicurezza, oltre a mantenere di per sé tempi di consultazione elevati, rischi di perdita o smarrimento e degradabilità della materia.
L’utilizzo del solo supporto cartaceo, quindi, impone per i lavoratori, sia pubblici che privati, l’utilizzo di un’importante quantità di ore che con il solo supporto informatico verrebbero almeno dimezzate. Le aziende italiane, già da qualche anno, hanno percepito la necessità d’adeguamento digitale, migliorando e velocizzando la gestione documentale interna, soprattutto nei settori in cui tale gestione risulta al centro delle attività lavorativa, ad esempio nel settore tecnico, immobiliare, giuridico e notarile.
I vantaggi della dematerializzazione
Primo importante vantaggio della dematerializzazione è la diminuzione dei costi relativi alla gestione documentale cartacea, dato non solo dal costo della carta, ma anche dal costo del personale dedicato alla gestione e all’archiviazione, quindi alle risorse umane che devono occuparsi di attività non direttamente produttive e spesso inutili.
Altro vantaggio è l’accesso e la consultazione semplificata dei documenti, da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all’accesso.
Ulteriore aspetto vantaggioso è la semplificazione nella ricerca di testi o parole specifiche all’interno di un documento digitale, rispetto al processo di consultazione cartacea. Infatti, il processo di scansione memorizza, tramite riconoscimento ottico dei caratteri, i testi che poi possono essere trovati tramite ricerca avanzata.
Dematerializzazione: esempi concreti
Ora analizziamo nel concreto alcune realtà private e aziendali dove si riscontrano quotidianamente criticità legate alla gestione cartacea dei documenti, e vediamo come il servizio di dematerializzazione di Urbismap può migliorare e velocizzare alcuni processi interni.
Per esempio, negli uffici tecnici le pratiche edilizie sono costituite da una considerevole quantità di documenti di diversa tipologia e formato e devono essere consultate da professionisti diversi. Con la dematerializzazione si ha la possibilità di creare un archivio digitale accessibile a tutti, con le pratiche suddivise per anno, per cliente e per tipologia di lavori svolti. Inoltre, grazie alla georeferenziate su mappa, è possibile conoscerne la posizione geografica, accompagnata dalla propria documentazione. In questo modo i professionisti hanno immediato accesso a tutte le informazioni e documenti della pratica, oltre alle altre informazioni restituite da Urbismap, catastali, urbanistiche e normative.
Negli ultimi anni la trasformazione digitale si è introdotta anche nel settore immobiliare, fornendo supporto agli agenti nella valutazione e promozione degli immobili, nella gestione delle trattative, nella chiusura dei contratti, rendendo quindi i processi più moderni ed efficienti.
Uno dei principali problemi che si riscontro nelle agenzie immobiliari, a tal proposito, è l’utilizzo di gestionali poco efficienti, ancora fortemente legati alla documentazione cartacea conservata in archivio e contenente l’intero fascicolo degli immobili o terreni in gestione. All’interno del fascicolo cartaceo sono solitamente presenti gli atti legati alla compravendita o alla locazione, atti di provenienza, elaborati di progetto, visure catastali e altre certificazioni. La loro consultazione manuale diviene macchinosa, disordinata e rallentata, rispetto alla semplicità di consultazione offerta da un gestionale digitale.
Con Urbismap tutto questo viene ottimizzato e semplificato: dematerializzando la documentazione legata agli immobili, si ottiene una gestione digitalizzata, ordinata e precisa, con la documentazione associata, suddivisa per anno, oppure per agente immobiliare o tipo di trattativa. In questo modo, come avevamo già parlato nel nostro articolo, pubblicato qualche mese fa, l’agente può lavorare in modo veloce e semplice, ottenendo una visione d’insieme, sulle proprietà gestite, completa ed esaustiva, oltre che a portata di click.
Allo stesso modo, le grandi società immobiliari, come le holding, gestiscono portafogli immobiliari di grandissimo valore, comprendenti il più delle volte hotel, ville, palazzi, uffici commerciali, per i quali si ha la necessità di sistemi informatizzati che migliorino e semplifichino la loro gestione, ad esempio i contratti di locazione e le manutenzioni. Con l’utilizzo di Urbismap le società possono gestire il patrimonio tramite un unico sistema digitale e in cloud, sul quale consultare in tempo reale le informazioni collegate alle proprietà, individuando anche eventuali criticità, migliorare i processi interni e focalizzarsi sulle esigenze dei clienti.
Un altro importante settore da considerare in questo contesto è quello notarile. I notai hanno la necessità di organizzare tutta la documentazione relativa agli atti e ai contratti di compravendita in archivi nel modo più semplice e efficiente possibile. Il nostro sistema in cloud permette di poter gestire, all’interno di un unico archivio digitale, tutte le pratiche prese in carico dagli studi notarili, suddividerle per anno e per cliente, georeferenziate su mappa in modo da poter consultare facilmente tutte le informazioni relative gli atti di compravendita, come rendite catastali o regolarità urbanistiche.
In conclusione, il servizio di dematerializzazione di Urbismap non si presta solo alle Pubbliche amministrazioni, ma oggi abbiamo visto quanto possa essere estremamente utile alle realtà aziendali e private, con necessità di digitalizzare i propri archivi per migliorare e velocizzare processi e consultazione dei dati.
I casi presentati in questo articolo sono solo alcuni esempi di come i nostri servizi possano generare dei benefici notevoli e aumentare la produttività all’interno delle società private o in generale dei liberi professionisti.
Ti abbiamo incuriosito? Vuoi saperne di più? Se sei un tecnico, un libero professionista o lavori in una società privata e vuoi avere altre informazioni sui nostri servizi scrivici tramite il form sottostante.
